Op jouw kantoor werken veel mensen tegelijkertijd aan meerdere rapporten. Dat veroorzaakt enige chaos als er veel mensen en veel rapporten zijn. Wie heeft wat gedaan, waar is het rapport en wat moet er nog gebeuren? Deze problemen zijn verleden tijd wanneer je als bedrijf gebruik maakt van een goed werkend document beheer. In dit blog lees je wat het is en hoe je het optimaliseert. Wat is het precies?Laten we beginnen met een korte uitleg. Het document beheer, ook wel document management system, of DMS, is software. Met behulp van deze software organiseer je de digitale omgeving van jouw bedrijf als het ware in als een archiefkast. Je werkt met heel veel documenten, bestanden en programma’s. Deze moet je ergens op de computer opslaan. Zonder een goed systeem doe je dat overal en nergens. Je hebt ongetwijfeld bestanden staan op de harde schijf van de computer, in een mapje in de mail, op een USB-stick. Of je bent op de ouderwetse tour gegaan en hebt bestanden afgedrukt en in een kast opgeslagen. Is zeker mogelijk, maar wel een gedoe wanneer je deze bestanden weer een keer nodig hebt. Met een goed werkend document beheer worden al jouw noodzakelijke documenten en bestanden op één plek opgeslagen zodat je direct weet waar je moet zijn. Wat heb je eraan?Met een goed werkend document beheer weet je dus direct waar je bestanden hebt opgeslagen. Maar dat is nog niet alles. Alle documenten en bestanden die je al hebt, worden gedigitaliseerd. Vroeger werkte iedereen natuurlijk met papier. Logisch, er was niks anders. Met een goed werkend document beheer worden alle papieren gescand en digitaal gearchiveerd. Bovendien is het mogelijk om met meerdere mensen tegelijk in één bestand te werken. Het is niet nodig om op collega’s te wachten tot zij klaar zijn met schrijven, jullie kunnen samen aan de slag. Je ziet ook nog eens wie er toegang heeft tot een bestand en wie er als laatst mee heeft gewerkt. Als laatste heb je de mogelijkheid om documenten makkelijk met anderen te delen. Je geeft aan wie het document in mag zien en wie het mag bewerken. Ideaal. Hoe optimaliseer je het?Maak in het document beheer één map aan met alle ‘’regels’’. Wie heeft toegang tot welke documenten, wie werkt er in welke documenten, wanneer moeten rapporten af zijn etc. Door alles duidelijk op (digitaal) papier te zetten, creëer je orde in jouw bedrijf en hoef je niet continu aan iedereen te vragen hoe dit ook alweer zat en waar dit bestand is opgeslagen. Scheelt een hoop gedoe!
|
